Je (IT-)projecten wél succesvol outsourcen? Deel 2

Empowerment blijkt cruciaal

Outsourcing is voor veel bedrijven een belangrijk onderdeel van hun bedrijfsvoering. Veel uitbestede projecten lopen echter geregeld niet zoals gewenst. Met zeer teleurstellende resultaten als gevolg. Zeker in het geval van IT-projecten gaat het vaak mis. Hoe dat komt? Het blijkt dat dit soort problemen vaak begint bij een gebrek aan empowerment. De hoogste tijd dus voor een andere aanpak die je bedrijf met minder controle meer bruikbare software oplevert.

In deel 1 bekeken we de definitie en dimensies van empowerment. In dit deel gaan we verder in op de kenmerken en factoren die van belang zijn bij een optimale empowerment.

Kenmerken van empowerment

Aan verschillende factoren merk je of iemand zich empowered voelt. Dit merk je aan een toename van activiteit, concentratie, initiatief, veerkracht en flexibiliteit. Dit vertaalt zich naar:

  • De mate van zelfstandigheid.
  • De mate van weerbaarheid bij tegenslagen.
  • Het oppakken van een breder scala aan taken dan waar een medewerker al mee bekend is of zeker weet dat hij/zij aankan, puur om ervoor te zorgen dat de doelstellingen worden gehaald.
  • De hoeveelheid werk die iemand aankan.

Empowerment bij remote teams

Werken met teams op afstand maakt empowerment moeilijker, maar zeker niet onmogelijk. Binnen een vaardig team heerst er een cultuur waarin alle dimensies (zie blog 1) aansluiten. Je hoeft in dat geval niet zelf aanwezig te zijn, want het team zal zelfstandig opereren, teamleden zullen proactief vragen stellen en met antwoorden komen, ze kunnen meer taken aan en vinden het leuk om naar hun werk te gaan. Juist omdat het team op afstand werkt is empowerment cruciaal.

De juiste softwareleverancier

Een goede softwareleverancier is zich bewust van het belang van empowerment en focust zich hier op.

“De softwareontwikkelaar staat daarin centraler dan uitbestedende partijen vaak denken.”

Het is altijd een geweldige uitdaging om een goed stuk software op te leveren. Een oplossing die niet per se op de directe wensen van de klant aansluit, maar juist op wat de klant echt nodig heeft; de bovenliggende doelstelling.

De softwareontwikkelaar staat daarin centraler dan uitbestedende partijen vaak denken. Een goede softwareleverancier heeft de nodige kennis en past daarom empowerment op een juiste manier toe. Hij zet vaardige teams in die empowerment vanuit zichzelf organiseren en ondersteunt daarnaast de uitbestedende partij, met name bij het directe contact met de ontwikkelaars.

Dit contact helpt enorm bij het gevoel van impact van de ontwikkelaars. Laat medewerkers bijvoorbeeld hun werk direct aan klanten presenteren, en ze zetten een veel betere presentatie neer dan wanneer hier een aantal bestuurslagen tussen zitten.

Praktijkvoorbeeld en onderzoek

Hoe je empowerment precies toepast en hoe je meet wat het resultaat is, verschilt per bedrijf. Bij Second Company hebben we eens onderzocht of dit de resultaten van ons remote team in China zou verbeteren. We keken de kunst af bij succesvolle ondernemingen en zagen dat bedrijven in Japan bijvoorbeeld minder uitleg gaven aan hun remote teams in China.

Om onze resultaten van empowerment te meten, werkten we met twee remote teams van ontwikkelaars. We documenteerden alles en hebben gemeten hoeveel communicatie we nodig hadden gedurende het project. Verder hielden we bij tot hoe laat de ontwikkelaars bezig waren met hun werk om zo hun betrokkenheid te meten. Ook keken we naar het soort vraagstelling dat beide teams naar ons terugkoppelden.

Project 1

Bij het eerste team ging het om een softwaredevelopmentproject waarvoor we veel requirements uitschreven en beelden uittekenden, zodat de programmeurs precies konden nalezen hoe wij het wilden hebben. We schreven zelfs een soort voorbeeldcode (pseudocode) om onze boodschap over te brengen. Deze uitgebreide input leverde uiteindelijk matige software op.

Project 2

Na de tegenvallende resultaten van project 1, zetten we een ander softwaredevelopmentproject neer bij een ander team en pasten empowerment toe. We reisden af naar China om individuele teamleden persoonlijk te leren kennen. We hielden hen op de hoogte van onze visie en waarom zij de aangewezen personen waren om met hun expertise deze visie te realiseren. We begonnen per taak en lieten zien hoe belangrijk het was dat die specifieke taak nu juist door hen werd uitgevoerd.

Resultaten

De resultaten van het onderzoek logen er niet om. We hadden voor project 2 maar liefst 80% minder communicatie nodig dan bij project 1. Daarnaast leverde project 2 aanzienlijk meer code op en konden we veel van deze code direct in gebruik nemen als eindproduct. En waar team 1 keurig van negen tot vijf werkte, bleef team 2 soms zelfs tot in de nacht doorwerken. Bij team 1 kregen we vooral vragen over hoe ze iets moesten programmeren. Bij team 2 kregen we vragen die ons inzichten gaven om tot een beter eindresultaat te komen. Uit deze resultaten konden we concluderen dat team 2 zich empowered voelde.

Aan de slag

De vier cognitieve dimensies vormen een leidraad naar zelfstandige teams. Met medewerkers die weerbaar zijn bij tegenslagen, meer werk aankunnen, verder denken dan hun takenpakket en zo resultaten leveren die een klant niet alleen vraagt, maar ook daadwerkelijk nodig heeft. Dit scheelt uiteindelijk tijd en geld, omdat projecten sneller klaar zijn en betere resultaten geven. Een groot gedeelte van de verantwoordelijkheid van empowerment ligt bij de leverancier. Kijk daarom bij de uitbesteding van een (software development) project vooral ook naar de ontwikkelaars.

Als je eenmaal bent gestart, heb je als uitbestedende partij met name invloed op de dimensie ‘impact’. Maak het (remote) team tijdens de kick-off en gedurende het project onderdeel van bedrijfsdoelstellingen en de potentie van het eindproduct. De investering in deze motivatie als onderdeel van empowerment, betaalt zich letterlijk en figuurlijk terug.

Sebastiaan Herman

Hands-on CEO van Second Company

Heb je een vraag over dit onderwerp?

Technieken

Software development door Second Company

Second Company is specialist in het ontwikkelen, beheren en hosten van maatwerk software integratieoplossingen. Bovendien zijn wij gespecialiseerd in het toepassen van de nieuwste technieken en methodes binnen softwareontwikkeling.

Meer informatie