Office AI
Een AI-team dat het werk oppakt.Jij geeft akkoord.
Office AI is een vast team van AI-medewerkers voor support, administratie, sales, development, je website en juridische zaken. Een coördinator houdt WhatsApp, mail en chat in de gaten en zet elk verzoek door naar wie erover gaat. Het team zoekt uit, bereidt voor en legt het aan je voor. Versturen, boeken en live zetten gebeurt pas na jouw ja.
Geen demo-product: wij draaien ons eigen bedrijf erop, elke dag.
Teamoverzicht
- CoördinatorLooptFactuurmail doorgezet naar Administratie, WhatsApp-vraag naar Support.
- SupportWacht op jouAntwoord op vraag over gebruikersrechten staat klaar.
- AdministratieLooptInkoopfacturen uit de mailbox geboekt als concept, bankkoppeling voorbereid.
- SalesWacht op jouFollow-up na de demo van gisteren klaar als concept.
- DevelopmentWacht op jouFix voor de exportknop getest, merge-verzoek wacht op akkoord.
- WebsiteKlaarNieuwe blogpost staat live, links gecontroleerd.
Het team
Zeven vaste rollen, elk met eigen spelregels
Elk teamlid heeft een afgebakend vak, weet welke systemen het mag gebruiken en wat het nooit zelf doet. Net als bij een nieuwe collega: eerst meekijken, dan meer zelfstandigheid.
- 01
Coördinator
Houdt WhatsApp, e-mail en chat in de gaten, herkent wat er speelt en zet het door naar het juiste teamlid. Meldt jou alleen wat jouw aandacht nodig heeft.
WhatsApp · Gmail · Google Chat
- 02
Support
Beantwoordt klantvragen en lost ze op: zoekt het account op, reproduceert het probleem, zet een antwoord klaar of geeft een bug door aan Development.
Je applicatie · mail · chat
- 03
Administratie
Leest facturen uit de mailbox, boekt ze in de boekhouding en koppelt ze aan de bank. Bereidt salarissen, offertes en contracten voor.
Moneybird · bank · Gmail
- 04
Sales
Volgt prospects op na een demo, maakt offertes, houdt bij wie waar staat en draagt getekende klanten over aan Support.
Gmail · agenda · offertes
- 05
Development
Pakt bugs en kleine wijzigingen op in een eigen werkkopie, test ze en zet een merge-verzoek klaar. Naar productie gaat pas na een vaste controle en jouw akkoord.
GitLab · tests · je codebase
- 06
Website
Houdt je websites bij: teksten, blogs, pagina's, SEO en kapotte links. Elke wijziging eerst als voorbeeld, live na akkoord.
CMS · Git · hosting
- 07
Juridisch
Houdt dossiers en partnerafspraken bij, zet contracten en adviezen klaar. Verstuurt niets zonder jouw akkoord.
Dossiers · contracten · mail
Mis je een rol?
Een teamlid erbij is vooral een kwestie van de spelregels opschrijven. Dat doen we samen.
Zo werkt het
Van binnenkomst tot uitgevoerd, met jou op het beslismoment
- 01
Er komt iets binnen
Een klant appt, een leverancier mailt een factuur, een collega stelt een vraag in de chat. Je hoeft niets door te sturen.
- 02
De coördinator zet het door
Elk signaal komt bij het teamlid dat erover gaat, met de context erbij: wie, welke klant, wat er eerder speelde.
- 03
Het teamlid doet het werk
Zoekt uit in je systemen en bereidt een antwoord, boeking, fix of offerte voor. Wat er speelt, wordt per zaak vastgelegd.
- 04
Jij geeft akkoord
Je krijgt een korte samenvatting op je telefoon: wat er gaat gebeuren, waarom en met welk risico. Na jouw ja wordt het uitgevoerd en gemeld.
Afspraken die vastliggen
Nooit zonder jouw akkoord
Autonomie is een eindstation, geen startpunt. Wat het team zelf mag en wat niet, ligt vast in de inrichting, niet in een losse instructie.
Niets naar buiten
Berichten en mails aan klanten en externen blijven een concept tot jij ze goedkeurt.
Geen geld zonder ja
Betalingen, boekingen en facturen gaan pas door na jouw akkoord.
Geen livegang zonder check
Vóór elke productie-update een vaste controle: wat gaat er mee, tests groen, terugrolplan. Dan pas jouw akkoord.
Altijd herkenbaar als AI
Elk bericht begint met een AI-vermelding. Het team doet zich nooit voor als jou of als mens, in lijn met de transparantieplicht uit de EU AI Act.
Inloggen doe jij
Wachtwoorden en logins blijven bij jou. Moet er ergens ingelogd worden, dan zet het team het scherm klaar en wacht.
Alles terug te lezen
Per klant en per zaak houdt het team bij wat er gebeurd is en waarom. Een correctie van jou onthoudt het voor de volgende keer.
Gekoppeld
Werkt in de systemen die je al gebruikt
Een AI-medewerker die niets kan zien of doen is een chatbot. Office AI leest en schrijft waar je werk al staat.
- Berichten van klanten en partners lezen, antwoorden als concept klaarzetten.
- Gmail
- Inbox bijhouden, facturen en bijlagen inlezen, concepten opstellen.
- Google Chat, Agenda en Drive
- Interne vragen, afspraken en documenten.
- Moneybird
- Inkoopfacturen boeken, aan de bank koppelen, periodieke facturen bijhouden.
- GitLab
- Werkkopieën, tests en merge-verzoeken voor je software en websites.
- Je eigen applicatie
- Accounts en gegevens opzoeken. Productie alleen lezend, schrijven na akkoord.
Iets anders, of iets ouds?
Systemen zonder kant-en-klare koppeling ontsluiten we via hun API. Dat is ons vak.
Meer over AI-integratieEerst bij onszelf
Office AI is ontstaan uit ons eigen werk. Second Company en Famelab draaien er dagelijks op: support, administratie, sales, development en onze websites. Wat we je laten zien, gebruiken we zelf.
Voor wie
Organisaties waar een klein team veel kanalen, klanten en terugkerend werk bij elkaar houdt. Je hebt geen IT-afdeling nodig, wel de bereidheid om spelregels op te schrijven: wat mag het team zelf, en wanneer wil je meekijken.
Vragen
Wat mensen vragen voordat ze beginnen
Neemt Office AI zelf beslissingen?
Het bereidt voor en voert uit wat jij goedkeurt. Wat een teamlid zelfstandig mag, zoals uitzoeken, concepten schrijven en testen, spreken we per rol af. Alles wat naar buiten gaat, geld kost of live gaat, wacht op jou.
Wat als het een fout maakt?
Daarom zit jouw akkoord ertussen en is elke stap terug te lezen. Corrigeer je iets, dan legt het team dat vast, zodat dezelfde fout niet terugkomt.
Met welke systemen werkt het?
Standaard met WhatsApp, Gmail, Google Chat, Agenda en Drive, Moneybird en GitLab. Andere systemen koppelen we via hun API, ook oudere software.
Moet ik het hele team tegelijk nemen?
Nee. Je kunt met één rol beginnen en uitbreiden als dat goed loopt. In de demo kijken we samen waar bij jou de meeste tijd in gaat zitten.
Hoe ziet een demo eruit?
We laten het team live aan het werk zien op ons eigen bedrijf: hoe een verzoek binnenkomt, wordt doorgezet, wordt voorbereid en ter goedkeuring voorligt.
Zie het team aan het werk
In een demo zie je hoe Office AI bij ons draait, en kijken we samen waar het bij jou tijd oplevert.